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« Votre chèque est dans le nuage » : mettre la comptabilité en ligne

Posted May 7, 2013 in Entreprise by 0

Avez-vous songé à faire passer la facturation de votre entreprise dans le nuage? Vous ne seriez pas le seul; les chercheurs d’IDC évaluent à environ 63 % le taux de croissance annuel du marché mondial de la facturation en nuage. Outre le temps, l’énergie et le papier que vous économiserez en passant à des factures en nuage, vous épargnerez sans doute aussi de l’argent. Le fournisseur américain de services de facturation en nuage Bill.com estime qu’il se dépense chaque année aux États-Unis jusqu’à 35 milliards $ en frais d’impression et d’affranchissement pour les factures papier.

Si vous n’avez toujours pas décidé de faire passer ou non votre entreprise à la facturation en nuage, j’ai dressé une liste de certains des avantages et des inconvénients à laisser tomber le papier ainsi que de certains des systèmes de facturation en nuage les plus populaires à l’heure actuelle.

AVANTAGES

Simplicité d’utilisation : Les systèmes en nuage fournissent aux entreprises plus petites une façon plus simple de gérer et de centraliser bon nombre des fonctions de facturation, comme l’établissement des factures, le suivi des heures facturables (particulièrement utile pour les pigistes), l’acceptation des paiements en ligne, l’émission de reçus et l’automatisation de la facturation pour les clients d’un abonnement. Et contrairement aux logiciels de facturation traditionnels, nul besoin de constamment télécharger chaque mise à niveau étant donné que la plus récente version est toujours à jour dans le nuage.

Automatisation : La plupart des systèmes de facturation en nuage peuvent générer automatiquement des rappels aux clients ou calculer les pénalités pour les paiements en retard ou manqués.

Convivialité pour les clients : Certains systèmes de facturation en nuage comportent des portails où vos clients peuvent consulter leurs factures et leur solde, ou effectuer des paiements et mettre à jour leurs coordonnées. Et la plupart permettent à vos clients de payer leurs factures au moyen de divers fournisseurs de paiement en ligne comme PayPal, dans la devise de leur choix.

Évolutivité : Les services en nuage peuvent facilement s’adapter au fur et à mesure que votre entreprise grandit, de sorte que vous n’avez pas à vous soucier constamment d’adapter votre propre capacité de serveurs et de stockage (nul besoin non plus de vous préoccuper du soutien TI et des sauvegardes).

Mobilité : Bon nombre des principaux systèmes de facturation en nuage ont lancé des applications mobiles vous permettant de facturer vos clients en déplacement – et ceux-ci peuvent aussi vous payer où qu’ils se trouvent.

Mesures : Vous pouvez souvent obtenir des données analytiques qui vous indiquent, par exemple, la provenance de vos revenus, les profils saisonniers d’achat, la valeur en dollars de chacun de vos clients, ainsi que ce qu’ils achètent précisément afin que vous puissiez leur proposer des services particuliers.

Personnalisation : Bon nombre des systèmes de facturation en nuage vous permettent de personnaliser l’apparence de vos factures en nuage en utilisant votre propre logo ou vos propres modèles, et certains fournisseurs offrent même des fonctions évoluées pour répondre à vos besoins.

INCONVÉNIENTS

Absence de contrôle sur le nuage : Si le système de facturation en nuage fait défaut, c’est tout le système de facturation de votre entreprise qui tombe en panne. Si sa sécurité est compromise, vos données de facturation pourraient l’être aussi. Avant de prendre une décision d’achat, vérifiez la feuille de route du fournisseur quant aux pannes et aux failles de sécurité. Assurez-vous qu’il offre le chiffrement SSL, qu’il utilise une méthode conforme à la norme PCI (industrie des cartes de paiement) pour le stockage de données sensibles sur les cartes de crédit, et qu’il adhère à la norme SSAE 16 (la norme de vérification des opérations financières aux États-Unis).

Horaire du soutien en nuage : Le fait que vous puissiez utiliser un système de facturation en nuage 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ne signifie aucunement que vous bénéficierez en tout temps d’un soutien TI ou de service à la clientèle de la part du fournisseur; alors, assurez-vous de vérifier l’horaire du soutien avant de prendre une décision.

Automatisation ou pilote automatique? : Il est facile pour les contacts avec les clients de devenir exclusivement virtuel maintenant que le nuage nous permet de traiter d’énormes volumes de transactions et de générer des statistiques analytiques complexes. Assurez-vous toutefois de demeurer disponible pour recevoir les compliments, les plaintes et les demandes de renseignements des clients par téléphone.

Principales entreprises offrant des systèmes de facturation en nuage

Les systèmes de facturation en nuage suivants méritent un coup d’œil :

WORKetc vous permet de gérer tous les aspects de vos activités, depuis la gestion des contacts jusqu’à la collecte de pistes de vente, en passant par la collaboration à des projets et l’envoi des factures.

FreeAgent est une plateforme intuitive de comptabilité en nuage qui utilise un langage simple (en réduisant au minimum l’utilisation de jargon comptable) et des graphiques visuels pour vous indiquer clairement quels sont les revenus et les dépenses de votre entreprise.

Yendo offre une plateforme en nuage intégrée de gestion de la relation client (GRC) et de comptabilité pour petites entreprises qui vous permet de gérer vos activités en ligne de n’importe où, en tout temps.

InvoiceExpress fournit aux utilisateurs de nombreux éléments visuels et de puissantes capacités de recherche pour filtrer les éléments et les factures.

En conclusion

Il existe un grand nombre d’options sur le marché, chacune ayant ses avantages et ses inconvénients. Avant de passer à la facturation en nuage, prenez soin d’évaluer soigneusement les options qui conviennent le mieux à votre entreprise.

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